Slide Powerpoint Teknik Komunikasi

Kompetensi Dasar

Tujuan : Diharapkan setelah mengikuti pembelajaran peserta mampu memahami komunikasi efektif dan menerapkan strategi bekerjasama dalam kelompok melalui komunikasi yang saling menguntungkan.

Peserta diharapkan mampu :

• Mendeskripsikan pengertian dan makna komunikasi efektif
• Mengindentifikasi hambatan-hambatan berkomunikasi secara efektif
• Menerapkan prinsip-prinsip komunisi yang efektif
• Mempraktekkan strategi/teknik komunikasi yang efektif

Beberapa Pengertian Tentang Komunikasi

1. Pemberitahuan, pembicaraan, percakapan, pertukaran pikiran atau hubungan (Hardjana, 2003)
2. adalah seluruh proses yang diperlukan untuk mencapai pikiran-pikiran yang dimaksud oleh orang lain (Dennis Murphy, 1994)
3. Sebagai upaya untuk membuat  pendapat, mengatakan, perasaan, menyampaikan informasi dsb agar diketahui & dipahami orang lain. (Longman Dictionary of Contenporary English)
4. Sebagai proses untuk membangkitkan perhatian orang lain yang bertujuan untuk mengambil kembali ingatan-ingatan (Harwood, 1953;74)
5. Adalah suatu kata yang mencakup segala bentuk  interaksi dengan orang lain yang berupa percakapan biasa, membujuk, mengajar dan negosiasi
6. Proses penyampaian informasi  dari komunikator kepada komunikan, menggunakan media dan cara penyampaian  informasi yang difahami kedua pihak, serta saling memiliki kesamaan arti melalui transmisi pesan secara simbolik 

Proses Komunikasi

Proses komunikasi dimana pesan yang disampaikan komunikator dapat difahami   komunikan sehingga tujuan komunikasi tercapai dan memuaskan kedua pihak

Komunikasi Bisnis

Komunikasi memainkan peran yang sangat penting bagi keberhasilan hidup seseorang baik dalam lingkup kehidupan priba­di maupun dalam lingkup kehidupan bisnis.

Para pakar Ilmu Komunikasi dan Psikologi sepakat bahwa untuk mendapatkan teman yang banyak (to wind a friendship), mendapatkan sahabat, mendapatkan perhatian dari orang-orang yang berada di sekitar kehidupan seseorang diperlukan keterampilan berkomunikasi yang memadai. Dr. Norman V. Peale memberi anjuran bahwa bagi siapa saja yang ingin mendapatkan keberhasilan dalam kehidupan pribadi dan karir perlu mempelajari teknik berkomunikasi yang efektif . Hal senada juga dinyatakan oleh Dr. Dale Carnegic.

Para pakar Ilmu Manajemen dan Public Relations mengatakan bahwa Komunikasi merupakan tulang punggung dalam kegiatan manajemen, (the back bone of managemeni). Seperti dapat kita pahami bahwa kegiatan manajemen tak mungkin akan dapat berjalan tanpa adanya kegiatan komunikasi. Dalam pelaksanaan fungsi-fungsi manajemen, yakni Perencanaan (Plan-ning), Pengorganisasian (Organizing), Pelaksanaan (Actuating), dan Pengawasan (Controlling) kegiatan komunikasi merupakan sesuatu yang inklusif. Artinya pasti ada; karena kegiatan manajemen dalam perusahaan atau institusi yang lain melibatkan banyak orang. Tanpa kegiatan komunikasi yang efektif kegiatan manaje­men tersebut akan gagal menciptakan team work yang baik.

Kesukesesan seorang pimpinan di dalam organisasi bisnis akan dipengaruhi oleh kemampuannya dalam melakukan komunikasi dengan para karyawannya dan pihak-pihak di luar organisasi bisnisnya itu. Inilah yang dinamakan membangun relasi dengan publik internal (internalpublic) dan publik eksternal (ex-ternalpublic). Komunikasi dengan publik internal dan eksternal dapat dilakukan oleh seorang pimpinan secara personal dan institusional. Komunikasi personal dilakukan secara langsung oleh pimpinan sedangkan komunikasi institusional dapat dilakukan oleh Bidang Public Relations di perusahaan yang dipimpinnya itu.
Agar komunikasi bisnis dapat dilakukan secara positif untuk mendukung keberhasilan bisnis perusahaan, perlu dipelajar bagaimana gaya manajemen dan komunikasi dapat merealisasikan hal tersebut.

Gaya Manajemen dan Komunikasi

Dalam kegiatan manajerial seorang pimpinan berupaya mencapai tujuan-tujuan perusahaan dengan melalui orang lain, ngelola sumber daya yang ada, termasuk di dalamnya sumber daya manusia, akan mencerminkan gaya manajemen dan kepemimpinan yang dilakukannya. Gaya kepemimpinan seseorang pasti akan mempengaruhi cara orang tersebut melakukan komunikasi.
Sudah jamak diketahui bahwa tidak ada kepemimpinan dalam duinia bisnis yang bersifat magis atau hanya berdasar­kan karisma seorang pimpinan saja. Dunia bisnis adalah dunia rasional yang harus didukung dengan kemampuan manajerial, kepemimpinan, dan komunikasi yang handal. Sekarang ini yang dikembangkan adalah knowledge based business. Bisnis yang di dasari dengan ilmu pengetahuan sehingga semuanya dapat diper­tanggung jawabkan dengan akal sehat.

Bila hanya mengandalkan karisma, suatu kepemimpinan pasti tidak akan dapat dijalankan dengan baik. Untuk dapat melaksanakan gaya kepemimpinan dalam suatu manajemen bis­nis perlu diperhatikan hal-hal berikut:

1. Anda, sebagai pimpinan
2. Karyawan Anda
3. Tugas yang harus dikerjakan.

Dengan memperhatikan tiga hal di atas barulah Anda dapat memilih gaya kepemimpinan yang tepat sesuai dengan situasi dan kondisinya. Ada empat gaya kepemimpinan, sebagai berikut:

• Directing
• Coaching
• Supporting
• Delegating 

Directing adalah gaya yang paling tepat digunakan bila ada tugas yang rumit. Sementara itu karyawan Anda be­lum memiliki pengalaman yang memadai dan motivasi kerjanya masih rendah. Atau Anda dalam posisi under pressure (di bawah tekanan) untuk dapat menyelesaikan pekerjaan secepat-cepatnya.
Kelemahan gaya kepemimpinan ini adalah Anda dapat terjebak pada over communicating dan time wasting. karyawan dan membuang-buang waktu. Secara negatif biasanya kepemimpinan ini disebut seb­agai kepemimpinan yang otoriter (authoritarian leader-ship).



Coaching digunakan bila karyawan Anda telah memiliki pengalaman dan motivasi kerja yang lebih baik. Yang perlu Anda lakukan adalah memberikan penjelasan yang lebih rinci mengenai suatu tugas dan membangun hubungan yang lebih produktif dengannya. Anda perlu hadir sebagai sosok inspirator yang membuat karyawan tersebut lebih bergairah.
Kepemimpinan gaya coaching sering pula dinamakan gaya kepemimpinan supervisory (supervisory leadership)

Supporting akan efektif digunakan bila karyawan telah menguasai teknik-teknik menyelesaikan tugas atau pe­kerjaan yang diharapkan. Disamping itu Anda telah dapat menjalin hubungan yang dekat dan baik dengan karyawan. Dalam situasi ini yang Anda perlukan adalah melakukan pendekatan yang lebih intensif lagi dengan karyawan. Sediakan waktu untuk berbincang-bincang dengan karyawan tersebut dan libatkan dalam pengam­bilan keputusan-keputusan. Kerja. Dengarkan pula saran-saran karyawan terkait dengan peningkatan kinerja. Gaya kepemimpinan supporting biasanya dinamakan pula gaya kepemimpinan laissezfaire (laissez faire lead­ership)

Delegating paling tepat digunakan dalam keadaan kar­yawan sudah dapat mengerjakan tugas secara efektif dan efisien. Kinerjanya terbukti bagus dan karenanya Anda mempercayainya untuk bekerja secara mandiri. Akan tetapi Anda masih terus harus memantau kinerjanya itu supaya tetap sesuai dengan standar yang diharapkan. Secara positif gaya kepemimpinan  delegating ini dinamakan pula gaya kepemimpinan demokratis (demecratic leadership)
Hambatan-hambatan dalam komunikasi

Seperti yang telah dibahas dalam bagian sebelumnya dalam proses komunikasi terdapat gangguan (noise) yang dapat men­gurangi lancarnya proses komunikasi. Gangguan atau hambatan tersebut secara garis besar dapat dikelompokkan menjadi ham­batan internal dan hambatan eksternal.
Hambatan internal adalah hambatan yang berasal dari dalam diri individu yang terkait dengan kondisi fisik dan psikologis. Contoh, jika seseorang mengalami gangguan pendengaran maka ia akan mengalami hambatan dalam komunikasi. Demikian pula seseorang yang sedang tertekan (depresi) tidak akan dapat melakukan komunikasi dengan baik.

Hambatan-hambatan dalam komunikasi

Hambatan eksternal adalah hambatan yang berasal dari luar diri individu yang terkait dengan lingkungan fisik dan lingkungan sosial budaya. Contoh, suara gaduh dari lingkungan sekitar dapat menyebabkan komunikasi tidak berjalan lancar.

Contoh lainnya, perbedaan latar belakang sosial budaya antara komunikator dan komunikan dapat menyebabkan salah pengertian (mis-understanding) antara keduanya.

Secara umum hambatan-hambatan komunikasi dapat dise­babkan oleh hal-hal berikut:

1. Penyampaian pesan kurang efektif. Hal ini pada umum­nya disebabkan oleh faktor bahasa. Misalnya, pilihan kata kurang cermat atau penyusunan kalimat yang kurang tepat.
2. Perbedaan tingkat dalam organisasi atau lingkungan sosial. Misal, seorang bawahan tidak dapat berbicara lancar saat menghadap pimpinan di Ruang Direktur. Seorang yang berpendidikan rendah cenderung meng­hadapi kesulitan ketika berbicara dengan orang-orang yang berpendidikan tinggi.
3. Perbedaan persepsi. Persepsi yang dimiliki setiap orang dalam melihat suatu hal dapat berbeda-beda. Demikian pula dalam menafsirkan pesan yang diterimanya. Perbe­daan persepsi dimungkinkan terjadi karena perbedaan kondisi psikologis, sosial dan budaya yang melingkupi setiap orang.
4. Kurang perhatian. Akibat kurang perhatian orang tidak dapat menyimak pesan yang diterimanya secara seksa­ma sehingga menimbulkan penafsiran yang kurang atau tidak tepat.
5. Adanya hallo effect. Hallo effect merupakan sikap/ perilaku mempersepsikan atau menilai seseorang secara subjektif. Apabila ada orang yang berkedudukan tinggi berbicara langsung saja dipercaya. Padahal belum tentu yang dikatakan benar. Sebaliknya kalau ada orang yang tak berkedudukan berbicara secara apriori beranggapan bahwa yang disampaikan itu tidak penting. Padahal ba­rangkali justru pesan itu sangat penting.

Emosi. Setiap orang yang sedang emosi pada umumnya tidak dapat melakukan komunikasi secara efektif. Misal, orang yang sedang marah, sedih atau takut yang luar biasa tidak dapat berpikir secara jernih dan rasional. Akibatnya dapat menimbulkan kesalah-pahaman.


Surat Bisnis
Surat bisnis atau surat niaga merupakan suatu jenis surat resmi yang digunakan dalam suatu organisasi bisnis seperti peru­sahaan dengan tujuan untuk mencari keuntungan.
Surat bisnis yang sering digunakan dalam aktivitas bisnis di-antaranya adalah surat perkenalan, surat permintaan penawaran, surat penawaran, surat pesanan, surat pengantar pengiriman barang, surat keluhan atau pengaduan, surat tuntutan, memoran­dum/memo.

a. Surat Perkenalan
Ketika perusahaan baru didirikan, keberadaan perusahaan tersebut perlu diperkenalkan kepada publik. Sebelum menawar­kan produk kepada publik, tentu sangat penting memberitahu­kan kepada publik mengenai nama perusahaan, alamat, bidang usaha, misi, visi, dan tujuan-tujuan perusahaan  itu didirikan. 

Perlu diberitahukan pula mengenai asset yang dimiliki perusa­haan, bonafiditas perusahaan, dan produk-produk yang dihasilkan perusahaan. Hal lain yang perlu pula dimuat di dalam surat perkenalan itu adalah surat pendirian perusahaan.
Agar surat perkenalan ini tidak terlalu panjang isinya, maka informasi mengenai pendirian perusahaan, profil perusahaan (company profile), leaflet, brosur, booklet mengenai produk dapat  disertakan dalam bentuk lampiran. Dokumen-dokumen lainnya yang perlu dilampirkan dalam surat Perkenalan, antara lain :

• Fotokopi  Akte Pendirian Perusahaan dari Notaris.
• Surat Ijin Usaha Departemen Perindustrian dan Perdagangan.
• Neraca terakhir dari Perusahaan
• Surat Rekomendasi dari Bank (garansi Bank)
• Surat Rekomendasi dari instansi yang telah menjadi relasi.
• Susunan pengurus perusahaan.

b. Surat Permintaan Penawaran / Permintaan Daftar Harga
Dalam aktivitas bisnis suatu perusahaan yang menginginkan informasi terkait dengan produk-produk yang dijual oleh perusa­haan lain, dapat membuat surat permintaan penawaran. Dalam membuat surat penawaran sebaiknya diminta informasi yang selengkap-lengkapnya menyangkut produk yang diinginkan. In­formasi yang lengkap yang akan diperoleh dari perusahaan yang menjual produk-produk tersebut dapat membuat perusahaan yang membuat surat permintaan penawaran menjadi lebih mu­dah untuk membuat keputusan yang diperlukan. Pasti akan sulit membuat keputusan untuk membeli suatu produk jika informasi produk yang diperoleh sangat terbatas atau kurang lengkap.

Informasi yang perlu ditanyakan dalam surat permintaan penawaran antara lain: harga (price), kualitas (quality), potongan harga (discount), layanan purna jual (after sales service), cara pem­bayaran (terms of payment), cara pengiriman (terms of delivery), garansi (warranty), contoh/sampel (speciment).
Surat permintaan penawaran sebaiknya dibuat menarik dan persuasif agar dapat meyakinkan perusahaan yang menerima su­rat tersebut, untuk segera mengirimkan surat penawaran yang diharapkan.

Untuk tampilan Slide PowerPoint Download aja deh.